Im Exposé einer Eigentumswohnung steht das Hausgeld, aber selten, wie viel davon auf die Verwaltung entfällt. Kommt eine Verwaltung für die Vermietung hinzu, steigen die Kosten weiter. Weil Verwalterhonorare nicht gesetzlich geregelt sind, unterscheiden sich Angebote erheblich. Damit Sie Preise einordnen und vergleichen können, erklären wir die üblichen Modelle, die typischen Leistungen und eine Beispielrechnung für eine einzelne Wohnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei einer vermieteten Eigentumswohnung fallen Verwaltungskosten oft zweimal an: anteilig für die WEG-Verwaltung im Hausgeld und für eine Sondereigentumsverwaltung, falls Sie eine beauftragen.
- Üblich sind Monatspauschalen pro Einheit, dazu Sonderhonorare für Leistungen außerhalb der Grundleistung.
- Die Preise schwanken stark nach Region, Größe und Zustand der Anlage – alle Spannen hier sind grob und unverbindlich.
- Verwaltungskosten sind nicht auf den Mieter umlegbar, aber als Werbungskosten absetzbar.
Wovon die Kosten abhängen
Ein Verwalter kalkuliert vor allem nach Aufwand. Den treiben mehrere Faktoren:
- Größe der Anlage: Abrechnung, Versammlung und Buchhaltung kosten in einem Haus mit sechs Wohnungen kaum weniger Arbeit als mit dreißig. Pro Einheit sind kleine Gemeinschaften deshalb meist teurer.
- Zustand und Technik: Ein sanierungsbedürftiger Altbau, eine Tiefgarage, ein Aufzug oder eine eigene Heizzentrale bedeuten mehr Koordination.
- Region: Personalkosten und Marktlage unterscheiden sich zwischen Großstadt und ländlichem Raum deutlich.
- Leistungsumfang: Was in der Grundvergütung steckt und was extra kostet, ist von Vertrag zu Vertrag verschieden.
- Angebot und Nachfrage: In vielen Regionen sind gute Verwalter knapp. Manche Büros nehmen kleine Gemeinschaften gar nicht mehr an oder verlangen entsprechende Aufschläge.
Preismodelle und grobe Spannen
Die folgende Übersicht ist eine grobe Orientierung ohne Gewähr. Konkrete Angebote können deutlich darüber oder darunter liegen – je nach Ort, Objekt und Leistungsumfang. Hinzu kommt in der Regel die Umsatzsteuer von 19 %.
| Leistung | Übliches Modell | Grobe Orientierung |
|---|---|---|
| WEG-Verwaltung | Pauschale je Wohnung und Monat | etwa 20–40 € netto |
| Sondereigentumsverwaltung | Pauschale je Wohnung und Monat, teils Prozent der Miete | etwa 25–45 € netto |
| Stellplatz, Garage | eigene, meist niedrigere Pauschale | deutlich geringer |
| Sonderleistungen | Stundensatz, Pauschale oder Prozent | nach Vertrag |
Vergleichen Sie Angebote nie nur über die Grundpauschale. Ein günstiger Monatspreis mit vielen kostenpflichtigen Zusatzleistungen kann am Ende teurer sein als ein höherer Preis mit großzügigem Leistungspaket.
Grundleistungen und Sonderleistungen
WEG-Verwaltung
Zur Grundleistung gehören üblicherweise Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Vermögensbericht, eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr, die laufende Buchhaltung, das Management der Dienstleisterverträge sowie kleinere Erhaltungsmaßnahmen. Häufig gesondert vergütet werden:
- zusätzliche Eigentümerversammlungen
- Planung und Begleitung größerer Sanierungen, oft als Prozentsatz der Bausumme
- gerichtliche Verfahren, etwa gegen säumige Eigentümer
- Verwalterzustimmung beim Verkauf, wenn die Teilungserklärung sie vorsieht
- Bescheinigungen und Kopien auf Einzelanforderung
Sondereigentumsverwaltung
In der Grundleistung stecken meist Mietinkasso, Mahnwesen, Betriebskostenabrechnung, Mieterkommunikation und die Beauftragung kleinerer Reparaturen. Typische Zusatzkosten entstehen bei Neuvermietung, Wohnungsabnahme, Begleitung von Renovierungen, Gerichtsterminen oder der Abwicklung größerer Versicherungsschäden. Was eine SEV insgesamt leistet, beschreiben wir unter Sondereigentumsverwaltung (SEV).
Beispielrechnung: Verwaltungskosten einer Wohnung pro Jahr
Angenommen, die WEG-Verwaltung kostet 30 € netto pro Wohnung und Monat, die SEV 35 € netto. Alle fünf Jahre steht eine Neuvermietung an, für die die SEV eine Nettokaltmiete zuzüglich Umsatzsteuer berechnet. Die Kaltmiete liegt bei 650 € im Monat, der Grenzsteuersatz bei 35 %. Alle Beträge enthalten 19 % Umsatzsteuer.
| Position | pro Jahr |
|---|---|
| WEG-Verwaltung (12 × 35,70 €) | 428,40 € |
| SEV (12 × 41,65 €) | 499,80 € |
| Neuvermietung (773,50 € verteilt auf 5 Jahre) | 154,70 € |
| Summe | 1.082,90 € |
| Anteil an der Jahreskaltmiete von 7.800 € | rund 13,9 % |
| Belastung nach Steuern (35 %) | 703,89 € |
Nach Steuern bleiben in diesem Beispiel rund 59 € im Monat. Ohne SEV wären es nur die 428,40 € für die WEG-Verwaltung, nach Steuern also 278,46 € im Jahr. Weil die Verwaltungskosten beim Vermieter hängen bleiben, gehören sie in jede ehrliche Kalkulation – genauso wie die übrigen nicht umlegbaren Nebenkosten.
Woran Sie eine gute Verwaltung erkennen
Ein guter Verwalter rechnet sich, weil er Fehler, Fristversäumnisse und Sanierungsstau vermeidet. Achten Sie im Auswahlgespräch und im laufenden Betrieb auf diese Punkte:
- Qualifikation: Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung, bei WEG-Verwaltern zusätzlich die Zertifizierung, dazu eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung.
- Pünktlichkeit: Abrechnungen kommen rechtzeitig, damit Sie die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter fristgerecht erstellen können.
- Transparenz: Belege sind einsehbar, idealerweise über ein Online-Portal; die Konten der Gemeinschaft laufen auf deren Namen.
- Vorbereitung: Für Beschlüsse über größere Maßnahmen liegen Vergleichsangebote und verständliche Beschlussvorlagen vor.
- Erreichbarkeit: feste Ansprechperson, klare Notfallregelung, Rückmeldung innerhalb weniger Tage.
- Unabhängigkeit: Fragen Sie offen, ob der Verwalter von beauftragten Firmen Vergütungen erhält.
Warnsignale sind dagegen dauerhaft verspätete Abrechnungen, ausweichende Antworten auf Fragen nach Belegen, ständig wechselnde Ansprechpartner und unklar formulierte Zusatzhonorare. Bei einer WEG-Verwaltung lässt sich das ändern – wie, zeigt der Beitrag So funktioniert der Verwalterwechsel.
So vergleichen Sie Angebote richtig
Ob Sie als Vermieter eine SEV suchen oder als Eigentümer in der Gemeinschaft eine neue WEG-Verwaltung vorbereiten: Ein strukturierter Vergleich spart später Ärger. Bewährt hat sich dieses Vorgehen:
- Objektdaten zusammenstellen: Anzahl der Einheiten, Baujahr, Heizung, Aufzug, Stellplätze und bekannte Baustellen wie anstehende Sanierungen.
- Mehrere Angebote einholen: mindestens zwei bis drei, möglichst von Verwaltern mit Erfahrung in vergleichbaren Objekten.
- Leistungsverzeichnisse nebeneinanderlegen: Was ist Grundleistung, was Sonderleistung? Gleiche Begriffe meinen nicht immer dasselbe.
- Sonderhonorare hochrechnen: Schätzen Sie, welche Zusatzleistungen in den nächsten Jahren realistisch anfallen, etwa eine Sanierung oder ein Mieterwechsel.
- Vertragsbedingungen prüfen: Laufzeit, Kündigungsfristen, Preisanpassungsklauseln und Haftung.
- Persönliches Gespräch führen: Wer wird Ihr Ansprechpartner, und wie viele Einheiten betreut diese Person bereits?
Steuerliche Einordnung
Sowohl die Vergütung der WEG-Verwaltung als auch die Kosten einer SEV sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Die WEG-Vergütung steckt im Hausgeld und wird mit diesem gezahlt, die SEV rechnet direkt mit Ihnen ab. Bewahren Sie Verträge und Rechnungen auf und lassen Sie Ihre persönliche Situation im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung prüfen.
Fazit
Eine gute Verwaltung kostet Geld, eine schlechte meist mehr. Rechnen Sie bei einer vermieteten Wohnung mit beiden Ebenen – WEG und gegebenenfalls SEV – und vergleichen Sie Angebote anhand des vollständigen Leistungsverzeichnisses, nicht nur der Monatspauschale. Die genannten Preisspannen sind nur eine grobe Orientierung; maßgeblich sind die Angebote vor Ort. In unseren persönlichen Beispielrechnungen für Wohnungen in Dresden berücksichtigen wir die Verwaltungskosten des jeweiligen Objekts, damit Ihr monatlicher Eigenaufwand realistisch bleibt.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Finanzierungsberatung. Gesetze, Förderbedingungen und Zinsen ändern sich – Stand: Oktober 2026.
