Unzufrieden mit der WEG-Verwaltung? So funktioniert der Verwalterwechsel

Die Jahresabrechnung kommt erst im Herbst, E-Mails bleiben wochenlang unbeantwortet, beschlossene Reparaturen passieren nicht: Unzufriedenheit mit der WEG-Verwaltung ist unter Wohnungseigentümern weit verbreitet. Seit der WEG-Reform ist ein Wechsel deutlich einfacher geworden. Allein können Sie ihn als einzelner Eigentümer aber nicht durchsetzen – es braucht eine Mehrheit in der Eigentümerversammlung und eine gute Vorbereitung.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit Dezember 2020 kann der WEG-Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden; sein Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
• Abberufung und Neubestellung beschließt die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
• Vor dem Beschluss sollten mehrere Vergleichsangebote vorliegen, sonst droht eine Anfechtung.
• Für einen reibungslosen Übergang müssen Unterlagen, Konten und Schlüssel vollständig an den Nachfolger gehen.

Erst prüfen: Liegt es wirklich am Verwalter?

Nicht jeder Ärger ist ein Verwalterfehler. Fehlt Geld in der Erhaltungsrücklage oder sind keine Handwerker zu bekommen, ändert ein neuer Verwalter daran wenig. Ein Wechsel ist dagegen gut begründet, wenn sich Probleme wie diese wiederholen:

• Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan kommen regelmäßig sehr spät oder fehlerhaft.
• Beschlüsse werden nicht oder nur schleppend umgesetzt.
• Anfragen bleiben ohne Antwort, Ansprechpartner wechseln ständig.
• Die Einsicht in Belege wird erschwert oder verweigert.
• Instandhaltung wird verschleppt, kleine Schäden werden zu großen.
• Geldflüsse sind unklar, Rückstände einzelner Eigentümer werden nicht verfolgt.

Dokumentieren Sie konkrete Vorfälle mit Datum. Häufig zeigen schon die Protokolle der letzten Jahre ein Muster – wie Sie sie lesen, erklärt der Beitrag Protokolle der Eigentümerversammlung prüfen. Bevor Sie den Wechsel betreiben, lohnt ein klärendes Gespräch, gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat.

Die Rechtslage seit der WEG-Reform

Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit 1. Dezember 2020, hat sich die Position der Eigentümer verbessert:

• Abberufung jederzeit: Ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig. Die Abberufung wirkt mit dem Beschluss.
• Vertragsende: Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bis dahin kann der bisherige Verwalter unter Umständen noch Vergütung verlangen – ein Grund, den Wechsel möglichst auf ein reguläres Vertragsende zu legen.
• Befristete Bestellung: Ein Verwalter wird höchstens für fünf Jahre bestellt, beim ersten Mal nach Gründung der Gemeinschaft für höchstens drei. Läuft die Bestellung aus, braucht es ohnehin einen neuen Beschluss.
• Zertifizierung: Eigentümer können grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird.
• Mehrheit: Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, und die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Gezählt wird nach Köpfen, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt.

Schritt für Schritt zum neuen Verwalter

1. Mitstreiter gewinnen: Sprechen Sie mit dem Verwaltungsbeirat und anderen Eigentümern. Ohne Mehrheit hat ein Antrag keine Chance.
2. Angebote einholen: Fragen Sie mehrere Verwalter an. Bei einer Neubestellung erwartet die Rechtsprechung in der Regel, dass den Eigentümern Alternativangebote zum Vergleich vorliegen. Planen Sie dafür Zeit ein – gute Verwalter sind vielerorts knapp.
3. Versammlung einberufen lassen: Einberufen muss grundsätzlich der Verwalter. Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer eine Versammlung, muss er sie einberufen. Weigert er sich, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einladen oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer.
4. Tagesordnung präzise fassen: Abberufung, Neubestellung und Abschluss des neuen Verwaltervertrags gehören als klar benannte Punkte in die Einladung. Die Einladungsfrist beträgt drei Wochen.
5. Beschließen: In der Versammlung werden der bisherige Verwalter abberufen, der neue bestellt und eine Person – oft der Beiratsvorsitz – zum Vertragsabschluss ermächtigt.
6. Anfechtungsfrist abwarten: Beschlüsse können binnen eines Monats angefochten werden. Sie gelten aber, bis ein Gericht sie für ungültig erklärt.

Welche Rechte Sie in der Versammlung haben, lesen Sie im Beitrag Eigentümerversammlung: Ihre Rechte und Pflichten.

Wenn die Mehrheit nicht mitzieht

Findet sich keine Mehrheit, bleibt der Verwalter im Amt – auch wenn Sie persönlich unzufrieden sind. Jeder Eigentümer hat zwar einen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung. Verweigert die Mehrheit trotz gravierender Pflichtverletzungen die Abberufung, kann im Ausnahmefall ein Gericht den fehlenden Beschluss ersetzen. Die Hürden dafür sind hoch, das Verfahren kostet Zeit und Geld; lassen Sie sich vorher anwaltlich beraten. Meist ist es aussichtsreicher, Mängel sachlich zu dokumentieren und bei der nächsten Versammlung erneut eine Mehrheit zu suchen.

Beispiel-Zeitplan

Ein Verwalterwechsel braucht meist mehrere Monate. Ein realistischer Ablauf könnte so aussehen – in der Praxis dauert es oft länger, etwa wenn sich zunächst kein Verwalter findet:

Als Stichtag bietet sich ein Jahreswechsel an. Dann lässt sich klar abgrenzen, welcher Verwalter welches Wirtschaftsjahr abrechnet. Regeln Sie das am besten ausdrücklich im Beschluss.

Die Übergabe: Was der Nachfolger braucht

Der bisherige Verwalter muss alles herausgeben, was er für die Gemeinschaft verwaltet hat. Dazu gehören insbesondere:

• Beschluss-Sammlung, Protokolle, Teilungserklärung und Pläne
• Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Buchhaltung und Belege
• Kontounterlagen der Gemeinschaft, Stand der Erhaltungsrücklage und offene Hausgeldforderungen
• laufende Verträge, etwa Gebäudeversicherung, Hausmeister, Wartung und Energie
• offene Versicherungsfälle, Gerichtsverfahren und Gewährleistungsfristen
• Schlüssel, Zugangsdaten und Eigentümerliste

Hält der bisherige Verwalter Unterlagen zurück, hat die Gemeinschaft einen Herausgabeanspruch, den sie notfalls gerichtlich durchsetzen kann. Ein schriftliches Übergabeprotokoll beugt späteren Streitigkeiten vor.

Was der Wechsel für Sie als Vermieter bedeutet

Ein Verwalterwechsel kann die Hausgeldabrechnung verzögern. Ihre Frist für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter läuft trotzdem weiter. Fordern Sie die nötigen Zahlen deshalb rechtzeitig an und lesen Sie, welche Fehler bei der Betriebskostenabrechnung Sie vermeiden sollten.

Haben Sie beim bisherigen WEG-Verwalter auch eine Sondereigentumsverwaltung beauftragt, endet dieser Vertrag nicht automatisch. Entscheiden Sie gesondert, ob Sie ihn behalten oder kündigen. Und wenn Sie verkaufen möchten und die Teilungserklärung eine Verwalterzustimmung vorsieht, sollte der Verkauf nicht genau in die Übergangsphase fallen. Rechnen Sie außerdem damit, dass ein neuer Verwalter teurer sein kann als der alte; was üblich ist, zeigt der Beitrag Was kostet eine gute Hausverwaltung?

Fazit

Ein Verwalterwechsel ist seit der WEG-Reform rechtlich einfacher, praktisch aber Teamarbeit: Mehrheit organisieren, Angebote vergleichen, Versammlung sauber vorbereiten und die Übergabe planen. Wer das strukturiert angeht, kann eine schlecht verwaltete Gemeinschaft innerhalb weniger Monate auf neue Füße stellen. Noch besser ist es, die Qualität der Verwaltung schon vor dem Kauf zu prüfen – bei den Wohnungen, die wir in Dresden anbieten, gehen wir Protokolle und Abrechnungen vor dem Notartermin gern mit Ihnen durch.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Finanzierungsberatung. Gesetze, Förderbedingungen und Zinsen ändern sich – Stand: Oktober 2026.