Viele Kaufinteressenten sehen ein Hausgeld von 250 oder 300 € und erschrecken. Dabei zahlt der Mieter einen großen Teil davon über seine Nebenkostenvorauszahlungen zurück. Entscheidend für Ihre Rendite ist der Rest: die Kosten, die Sie rechtlich nicht auf den Mieter umlegen dürfen. Wer diese Posten kennt und richtig ansetzt, rechnet von Anfang an realistisch.
Das Wichtigste in Kürze
- Umlegbar sind nur Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung stehen und im Mietvertrag vereinbart sind.
- Verwaltungs- und Instandhaltungskosten bleiben immer beim Vermieter, ebenso die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.
- Dazu kommen Sonderfälle wie der Vermieteranteil an den CO₂-Kosten, Kabelanschlüsse aus Altverträgen und Kosten bei Leerstand.
- In unserem Beispiel bleiben rund 79 € im Monat beim Vermieter hängen, gut 10 % der Kaltmiete.
Die Grundregel: Was ist umlagefähig?
Der Vermieter darf dem Mieter nur Betriebskosten in Rechnung stellen. Das sind laufende Kosten, die durch das Eigentum und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen, etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom oder Gebäudeversicherung. Maßgeblich ist der Katalog der Betriebskostenverordnung. Zusätzlich muss der Mietvertrag die Umlage vereinbaren; ein Verweis auf die Verordnung genügt in der Regel, sonstige Betriebskosten sollten einzeln benannt sein.
Nicht umlagefähig sind grundsätzlich zwei Kostengruppen: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungskosten. Sie gelten als Sache des Eigentümers, gleichgültig, wie hoch sie ausfallen.
Die wichtigsten Posten, die beim Vermieter bleiben
- Vergütung des WEG-Verwalters: Sie steckt im Hausgeld. Wer zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung für die Vermietung beauftragt, trägt auch deren Kosten selbst.
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage: Ein echter Geldabfluss, der nicht umgelegt werden darf. Wie hoch er sein sollte, lesen Sie im Beitrag zur Instandhaltungsrücklage pro Quadratmeter.
- Reparaturen und Wartungsanteile mit Reparaturcharakter: Wartung ist teils umlagefähig, die Reparatur selbst nie.
- Nicht umlagefähiger Hausmeisteranteil: Erledigt der Hausmeister auch Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben, muss dieser Anteil herausgerechnet werden. Details im Beitrag Hausmeisterservice und Winterdienst.
- Kontoführung und Bankgebühren der Gemeinschaft und Ihres eigenen Mietkontos.
- Kabelfernsehen: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Gebühren für Kabel-TV nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. Laufen in der Gemeinschaft noch Altverträge, trägt der Vermieter den Anteil.
- Vermieteranteil an den CO₂-Kosten: Bei Heizungen mit fossilen Brennstoffen werden die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen Mieter und Vermieter geteilt. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Vermieteranteil.
- Sonderumlagen für Sanierungen sowie Rechts- und Beratungskosten.
Beispielrechnung: Hausgeld richtig aufteilen
Angenommen, Sie besitzen eine vermietete Wohnung mit 65 m² und 780 € Kaltmiete. Das Hausgeld beträgt 265 € im Monat. Die Grundsteuer zahlen Sie, wie in Eigentümergemeinschaften üblich, direkt an die Gemeinde; sie ist umlagefähig. Laut Wirtschaftsplan setzt sich das Hausgeld so zusammen:
| Hausgeldposition (pro Monat) | Betrag | Umlagefähig? |
|---|---|---|
| Heizung und Warmwasser | 95 € | ja |
| Wasser und Abwasser | 30 € | ja |
| Gebäudeversicherung | 18 € | ja |
| Müllabfuhr | 15 € | ja |
| Hausreinigung | 12 € | ja |
| Hausmeister, umlagefähiger Teil | 10 € | ja |
| Gartenpflege, Allgemeinstrom | 10 € | ja |
| Verwaltervergütung | 30 € | nein |
| Zuführung Erhaltungsrücklage | 40 € | nein |
| Hausmeister, Reparaturanteil | 3 € | nein |
| Kontoführung der Gemeinschaft | 2 € | nein |
| Summe | 265 € | 190 € ja / 75 € nein |
Von 265 € Hausgeld tragen Sie also 75 € selbst. Hinzu kommt der Vermieteranteil an den CO₂-Kosten. Angenommen, auf die Wohnung entfallen 120 € CO₂-Kosten im Jahr und der Vermieteranteil liegt laut Stufenmodell bei 40 %, dann sind das weitere 48 € jährlich.
| Ergebnis pro Jahr | Betrag |
|---|---|
| Nicht umlagefähiges Hausgeld (12 × 75 €) | 900 € |
| CO₂-Kostenanteil | 48 € |
| Summe | 948 € |
| Pro Monat | 79 € |
| Anteil an der Jahreskaltmiete von 9.360 € | 10,1 % |
Reparaturen in der Wohnung selbst sind darin noch nicht enthalten. Für sie empfiehlt sich eine eigene Reserve, die Sie zusätzlich kalkulieren sollten.
Woran Sie auffällige Werte erkennen
Im Beispiel entfallen rund 1,15 € pro m² und Monat auf nicht umlagefähige Hausgeldanteile. Ob das angemessen ist, beurteilen Sie am besten im Zusammenhang: Liegt die Zuführung zur Rücklage deutlich unter dem, was Alter und Zustand des Hauses erwarten lassen, ist ein niedriger Wert eher ein Warnsignal als ein Vorteil. Vergleichen Sie außerdem Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Weichen die tatsächlichen Kosten regelmäßig stark von den Plänen ab, drohen Nachzahlungen.
Wenn die Wohnung leer steht
Bei Leerstand ändert sich das Bild: Dann tragen Sie das gesamte Hausgeld und die Grundsteuer, weil niemand Vorauszahlungen leistet. Stünde die Beispielwohnung zwei Monate leer, fielen neben 1.560 € entgangener Kaltmiete weitere 410 € an umlagefähigen Kosten an (2 × 190 € Hausgeldanteil plus 2 × 15 € Grundsteuer). Wie Sie dieses Risiko pauschal einpreisen, erklärt der Beitrag zum Mietausfallwagnis.
Fristen, Fehler und die steuerliche Seite
Auch eigentlich umlagefähige Kosten können beim Vermieter hängen bleiben, wenn die Abrechnung nicht stimmt. Die wichtigsten Punkte:
- Abrechnungsfrist: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
- Hausgeldabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung: Die Abrechnung der Gemeinschaft enthält auch nicht umlagefähige Posten. Sie müssen daraus eine eigene Abrechnung für den Mieter ableiten.
- Fehlende Vereinbarung: Was im Mietvertrag nicht als umlagefähig vereinbart ist, bleibt beim Vermieter, auch wenn es grundsätzlich umlagefähig wäre.
Steuerlich sind die nicht umlagefähigen Kosten in der Regel Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Eine Ausnahme ist die Zuführung zur Erhaltungsrücklage: Sie wird erst abziehbar, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltung ausgibt. Umgelegte Nebenkosten zählen übrigens zu den Mieteinnahmen, die bezahlten Betriebskosten im Gegenzug zu den Werbungskosten.
Was Sie als Eigentümer beeinflussen können
Ganz vermeiden lassen sich nicht umlegbare Kosten nicht, aber Sie haben Einfluss auf ihre Höhe:
- Mietvertrag sorgfältig gestalten: Alle umlagefähigen Betriebskosten sollten wirksam vereinbart sein, damit nichts versehentlich bei Ihnen hängen bleibt.
- In der Eigentümerversammlung mitreden: Verwaltervergütung, Wartungs- und Dienstleistungsverträge werden dort beschlossen. Vergleichsangebote können Kosten senken.
- Altverträge prüfen: Laufen noch Kabelverträge oder Dienstleistungen, die niemand mehr braucht, lohnt ein Antrag auf Kündigung.
- Energiebilanz verbessern: Eine effizientere Heizung oder Dämmung senkt langfristig den Vermieteranteil an den CO₂-Kosten.
- Nicht an der Rücklage sparen: Eine zu niedrige Zuführung verbessert die Rendite nur kurzfristig und rächt sich später mit Sonderumlagen.
Fazit
Nicht umlegbare Nebenkosten sind überschaubar, aber sie fallen Monat für Monat an und verringern die Nettomietrendite spürbar. Lassen Sie sich vor dem Kauf Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung geben, trennen Sie umlagefähige von nicht umlagefähigen Posten und planen Sie Leerstand und eigene Reparaturen zusätzlich ein. Mit den so ermittelten Kosten liefert der Mietrendite-Rechner eine belastbare Nettorendite.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Finanzierungsberatung. Gesetze, Förderbedingungen und Zinsen ändern sich – Stand: Oktober 2026.
