Einmal im Jahr müssen Vermieter die Betriebskosten abrechnen. Das klingt nach Routine, ist aber fehleranfällig – gerade bei Eigentumswohnungen, weil die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft nicht einfach an den Mieter weitergereicht werden darf. Ein formaler Fehler oder eine verpasste Frist kann dazu führen, dass Sie eine berechtigte Nachzahlung nicht mehr verlangen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
- Umlegen dürfen Sie nur Kosten aus der Betriebskostenverordnung, die im Mietvertrag vereinbart sind.
- Die Hausgeldabrechnung der WEG ist eine Grundlage, aber keine Betriebskostenabrechnung.
- Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Vorauszahlungen müssen nachvollziehbar dargestellt sein.
Was in jede Abrechnung gehört
Für die Form der Abrechnung gibt es keine Vorlage, wohl aber Mindestangaben, die die Rechtsprechung verlangt. Ein durchschnittlicher Mieter muss die Rechnung ohne Fachwissen nachvollziehen können:
- der Abrechnungszeitraum, höchstens zwölf Monate
- die Gesamtkosten des Hauses je Kostenart
- der verwendete Verteilerschlüssel und, wo nötig, eine kurze Erläuterung
- die Berechnung des Anteils, der auf die Wohnung entfällt
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben
Fehlen solche Mindestangaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Geht innerhalb der Frist keine wirksame Abrechnung zu, ist eine Nachforderung verloren. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, lassen sich dagegen korrigieren – nach Fristablauf allerdings in der Regel nicht mehr zulasten des Mieters.
Beispiel: eine vereinfachte Abrechnung
Angenommen, die Wohnung hat 72 m² in einem Haus mit insgesamt 1.200 m² Wohnfläche, ihr Anteil beträgt also 6 %. Im Mietvertrag ist die Umlage nach Wohnfläche vereinbart, die Heizkosten rechnet ein Messdienst nach Verbrauch ab. Der Mieter zahlt monatlich 170 € Vorauszahlung.
| Kostenart | Gesamtkosten Haus | Schlüssel | Anteil Wohnung |
|---|---|---|---|
| Wasser und Abwasser | 7.200 € | Wohnfläche, 6 % | 432,00 € |
| Müllabfuhr | 3.000 € | Wohnfläche, 6 % | 180,00 € |
| Hausreinigung | 4.200 € | Wohnfläche, 6 % | 252,00 € |
| Gebäudeversicherung | 3.600 € | Wohnfläche, 6 % | 216,00 € |
| Allgemeinstrom | 900 € | Wohnfläche, 6 % | 54,00 € |
| Grundsteuer | eigener Bescheid | direkt | 240,00 € |
| Heizung und Warmwasser | laut Messdienst | Verbrauch | 780,00 € |
| Summe | 2.154,00 € | ||
| Vorauszahlungen | 12 × 170 € | 2.040,00 € | |
| Nachzahlung | 114,00 € |
Zwei Details aus dem Beispiel sind typische Stolperfallen: Die Grundsteuer steht bei einer Eigentumswohnung nicht in der Hausgeldabrechnung, weil jede Wohnung einen eigenen Bescheid erhält – wer sie vergisst, verschenkt Geld. Und gibt es in den Wohnungen Wasserzähler, muss das Wasser nach Verbrauch statt nach Fläche verteilt werden.
Die häufigsten Fehler
1. Die Frist wird verpasst
Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung bis spätestens 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Absendedatum – wählen Sie deshalb eine Versandart, die Sie nachweisen können. Eine verspätete Hausgeldabrechnung der WEG gilt nicht ohne Weiteres als Entschuldigung. Fordern Sie die Zahlen rechtzeitig bei der Verwaltung an.
2. Nicht umlagefähige Kosten werden abgerechnet
Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung, die Erhaltungsrücklage und Kontoführungsgebühren gehören nie in die Betriebskostenabrechnung. Kabel-TV-Gebühren sind seit 1. Juli 2024 ebenfalls nicht mehr umlagefähig. Einen Überblick über alles, was beim Vermieter bleibt, gibt der Beitrag Nicht umlegbare Nebenkosten. Besonders oft gemischt sind Hausmeisterrechnungen, die neben umlagefähiger Arbeit auch Reparaturen enthalten – mehr dazu unter Hausmeisterservice und Winterdienst.
3. Die Kostenart ist im Mietvertrag nicht vereinbart
Umlegen dürfen Sie nur, was vertraglich vereinbart ist. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt für die dort ausdrücklich genannten Kostenarten. „Sonstige Betriebskosten“, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern oder die Dachrinnenreinigung, müssen dagegen konkret im Vertrag stehen.
4. Die Hausgeldabrechnung wird ungeprüft übernommen
In der WEG wird meist nach Miteigentumsanteilen verteilt, im Mietvertrag häufig nach Wohnfläche. Haben Sie mit dem Mieter nichts anderes vereinbart, gilt grundsätzlich die Wohnfläche. Außerdem enthält das Hausgeld nicht umlagefähige Positionen, die Sie herausrechnen müssen. Wie sich Hausgeld- und Betriebskostenabrechnung unterscheiden, erklärt der Beitrag WEG-Verwaltung vs. Sondereigentumsverwaltung.
5. Heizkosten werden falsch verteilt
Nach der Heizkostenverordnung sind 50 bis 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch zu verteilen. Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen. Zudem müssen Vermieter seit 2023 die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen sich und dem Mieter aufteilen und dies in der Abrechnung ausweisen; fehlen die Angaben, kann der Mieter ebenfalls kürzen.
6. Vorauszahlungen stimmen nicht
Abgezogen werden in der Regel die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen, nicht die vereinbarten. Hat der Mieter einzelne Monate nicht gezahlt, sollten Sie die Rückstände getrennt verfolgen, statt sie in der Abrechnung zu verstecken.
7. Mieterwechsel und Leerstand werden nicht abgegrenzt
Zieht ein Mieter während des Jahres aus, werden die Kosten zeitanteilig oder, soweit erfasst, nach Verbrauch aufgeteilt. Kosten für Zeiten ohne Mieter trägt der Vermieter selbst und darf sie nicht auf andere Mieter im Haus verteilen.
Checkliste vor dem Versand
Bevor die Abrechnung an den Mieter geht, lohnt ein letzter Durchgang mit diesen Fragen:
- Liegen Mietvertrag, Hausgeldabrechnung, Heizkostenabrechnung und Grundsteuerbescheid vollständig vor?
- Ist jede abgerechnete Kostenart im Mietvertrag vereinbart und in der Betriebskostenverordnung genannt?
- Sind Verwaltervergütung, Reparaturen, Rücklage und Bankgebühren vollständig herausgerechnet?
- Entspricht der Verteilerschlüssel dem Mietvertrag, und ist er für den Mieter erklärt?
- Stimmen Abrechnungszeitraum, Wohnfläche und die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen?
- Sind Heizkosten nach Verbrauch verteilt und die CO₂-Kosten aufgeteilt?
- Ist sichergestellt, dass die Abrechnung nachweisbar und fristgerecht zugeht?
Wer mehrere Wohnungen vermietet, spart mit einer Vermietersoftware viel Zeit, weil Schlüssel, Flächen und Vorauszahlungen nur einmal erfasst werden müssen. Welche Arten von Programmen es gibt, beschreibt der Beitrag Digitalisierung für Vermieter.
Nach dem Versand: Einwände und Belegeinsicht
Der Mieter hat zwölf Monate Zeit, Einwände gegen die Abrechnung zu erheben. Er darf außerdem die Originalbelege einsehen. Halten Sie Rechnungen, Hausgeldabrechnung und Grundsteuerbescheid deshalb geordnet bereit. Zu beachten ist auch das Gebot der Wirtschaftlichkeit: Unnötig teure Verträge, etwa für Reinigung oder Gartenpflege, muss der Mieter nicht in voller Höhe tragen.
Ein Guthaben zahlen Sie dem Mieter aus oder verrechnen es mit der nächsten Miete. Eine Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig; üblich ist, dem Mieter dafür eine angemessene Zahlungsfrist zu nennen. Ergibt sich eine deutliche Abweichung, ist das ein guter Anlass, die monatlichen Vorauszahlungen anzupassen.
Fazit
Eine korrekte Betriebskostenabrechnung ist kein Hexenwerk, verlangt aber Sorgfalt: Frist im Kalender, Mietvertrag neben der Hausgeldabrechnung, nicht umlagefähige Positionen herausrechnen, Grundsteuer und Heizkosten richtig ansetzen. Wer das jedes Jahr nach demselben Schema erledigt, vermeidet Streit und Einnahmeverluste. Bei der Kalkulation einer Wohnung trennen wir in der persönlichen Beispielrechnung von Anfang an zwischen umlagefähigem und nicht umlagefähigem Hausgeld, damit Sie wissen, was am Ende bei Ihnen bleibt.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer-, Rechts- oder Finanzierungsberatung. Gesetze, Förderbedingungen und Zinsen ändern sich – Stand: Oktober 2026.
